Los banquetes y los cócteles son el trozo de negocio con la caja más previsible y el margen más alto que puede tener un restaurante. Y casi siempre están mal montados, porque la carta se construye desde el plato en vez de desde el precio.
La caja de eventos no compite con la de carta: ocupa los días que la carta no llena.
Casi todos los restaurantes tienen el mismo dibujo de semana: dos días que salvan la cuenta, un valle a mitad de semana y un lunes que no paga ni la estructura. Un solo evento cerrado le da la vuelta al peor día del calendario, y lo hace sin quitarle un cliente al viernes.
A eso se le suman tres cosas que el servicio de carta no te da: sabes cuántos vienen con días de antelación, sabes lo que van a comer, y cobras por adelantado una parte. Compras justo, produces justo y no tiras género. Es el único formato de restauración donde la merma se puede llevar casi a cero.
Casi todas las cartas de eventos nacen igual: alguien pide un presupuesto, el jefe de cocina propone unos platos que le gustan, se suma el coste, se le pone un margen y sale un precio. Al siguiente cliente se repite, con otros platos. A los dos años hay catorce menús distintos, ninguno comparable con otro, y nadie sabe cuál conviene vender.
El orden correcto es el contrario:
Así todos los menús son comparables, el comercial sabe qué empujar, y cocina sabe con cuánto cuenta antes de proponer nada.
Un escalón sólo es un escalón si sube el precio más de lo que sube el coste. Si no, es un cambio de platos disfrazado de mejora.
Cuando reviso una carta de eventos, el patrón que aparece una y otra vez es éste: los tramos bajos y medios tienen prácticamente el mismo porcentaje de coste. El menú caro y el barato dejan el mismo porcentaje, y a veces el caro deja peor. Eso significa que cada subida de precio se fue en producto más caro, no en margen.
Eso no es una escalera: es una rampa. Sube el precio, sube el trabajo, sube la exposición — y el negocio se queda donde estaba.
Un tramo alto bien montado sube mucho el PVP y muy poco el coste. Lo que paga el cliente en ese escalón no es más comida: es producto de más nivel, más servicio y más puesta en escena — y de esas tres cosas, sólo la primera te cuesta dinero de género.
Escribe tus tramos. La barra dorada es lo que te queda; la oscura de abajo, lo que te cuesta. Si un escalón no mejora al anterior, te lo dice.
| Tramo | PVP/pax € | Coste/pax € | Coste | Margen/pax | Margen evento |
|---|
Arranca con una escalera de ejemplo, con números redondos inventados para que se vea el patrón. Bórrala y mete los tuyos.
No hay que inventarla. Los dos formatos que funcionan tienen una arquitectura estable, y lo que cambia entre tramos es la calidad del producto, no el número de pases:
| Formato | Aperitivos | Entrantes a compartir | Principal | Postre |
|---|---|---|---|---|
| Banquete sentado | 3, uno por persona | 3 o 4 fuentes | 1, a elegir entre 3 | 1 |
| Cóctel de pie | 12 a 15 bocados, sin plato sentado | 1 | ||
Mantener fijo el número de pases es lo que hace que los tramos sean comparables. Cuando un tramo lleva cinco entrantes y otro tres, ya no sabes si el más caro es más caro por producto o por cantidad — y el cliente tampoco entiende qué está pagando de más.
Un escandallo de eventos no es un escandallo de plato. Aquí no vendes raciones, vendes personas, y casi nada se sirve uno por comensal. Sin estos dos convenios, el número que sale es falso.
1 · El reparto. Cada partida lleva anotado entre cuántos comensales se comparte, y el coste por persona sale de dividir:
| Notación | Qué significa | Coste por persona |
|---|---|---|
| 1 a 4 | Una ración entre cuatro comensales | coste de la ración ÷ 4 |
| 1 a 6 | Una ración entre seis | coste de la ración ÷ 6 |
| x1 | Una unidad por persona | coste de la unidad |
| 2 uds/pax | Dos unidades por persona | coste de la unidad × 2 |
2 · En los platos a elegir, manda el más caro. Si el menú ofrece tres segundos, el que entra en el escandallo es el de mayor coste, no la media. Es la hipótesis prudente: si todos los comensales piden el caro — y pasa — el menú tiene que seguir cuadrando. Calcular con la media es apostar a que la gente elija barato.
La bebida incluida suele costar lo mismo en todos tus tramos: el mismo vino de la casa, la misma agua, el mismo café, tanto en el menú más barato como en el más caro. Es una partida plana debajo de unos precios que no lo son.
Cuando la miras en proporción, la conclusión es incómoda. En un menú de cóctel, donde no hay plato principal, la bebida se acerca a un tercio de todo lo que te cuesta ese menú: cuesta más que cualquier otra cosa que se coman tus invitados. En un banquete de tramo bajo ronda la cuarta parte, y es la segunda partida más grande por detrás del principal. Sólo en el tramo alto baja a menos de un quinto. Y es la única partida de la que nadie discute, porque «va incluida».
Cualquier trabajo de margen en eventos que no toque la bebida está renunciando a la porción más grande y más fácil del coste. Tres decisiones que valen dinero y no se notan en la mesa:
Es el hallazgo que más se repite cuando abro una carta de eventos: los menús baratos están escandallados con detalle, los medios más o menos, y el más caro de todos no tiene escandallo. O lo tiene a medias — sin el postre, sin las bebidas, sin el aperitivo que se añadió el año pasado y nadie volvió a costear.
Cuanto más sube el precio, menos control hay. Y es exactamente al revés de como debería ser: en el tramo alto trabajas con producto caro y volátil — pescado de lonja, marisco, foie, vinos de referencia — donde un error de dos euros por persona se multiplica por cien comensales sin que nadie lo vea hasta el cierre de inventario.
Una carta de eventos bien montada se cae en la ejecución si sala y cocina no comparten por escrito la hora de cada pase. Un evento no se tuerce por el menú: se tuerce por lo que nadie escribió. La orden de servicio — timing minuto a minuto con un responsable en cada línea, alérgenos, dotación y montaje — es la otra mitad del trabajo.
La ficha de coste con reparto y merma, y la hoja de servicio que evita que el trabajo se caiga el día del evento. Las dos funcionan en el navegador, guardan lo que escribes en tu ordenador y se imprimen. Gratis y sin registro.
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