Un evento se tuerce por lo que nadie escribió. Esta hoja es el único papel que sala, cocina y barra miran antes de empezar: quién viene, a qué hora pasa cada cosa, quién la hace y qué no puede comer nadie. Se rellena, se imprime y se cuelga en el pase.
El margen sale de restar el coste por persona al PVP. Sácalo del escandallo del menú, no a ojo.
La orden de servicio —o banquet event order, si vienes del mundo hotelero— es el documento único que convierte lo que el cliente contrató en lo que el equipo tiene que hacer. No es el contrato ni el presupuesto: es la traducción operativa de ambos, en una hoja, con horas y con nombres.
Un evento no se tuerce por lo que se hizo mal. Se tuerce por lo que nadie escribió: la alergia que se dijo por teléfono, el cambio de hora que quedó en un correo, las quince sillas de más que pidieron el jueves. Si sala, cocina y barra miran papeles distintos, el error ya está contratado.
La orden se cierra 72 horas antes del evento y a partir de ahí sólo se toca por escrito. Toda modificación posterior lleva hora y nombre de quien la autoriza. La firman tres: quien vendió el evento, el jefe de cocina y la dirección de sala o de F&B. Si sólo la firma quien vende, lo que hay no es una orden de servicio: es una lista de deseos.
Después del evento, la misma hoja sirve de cierre: comensales reales, incidencias y coste final. Ese contraste entre lo previsto y lo ocurrido es lo que hace que el siguiente evento salga mejor.
El presupuesto es lo que el cliente aprueba y paga. La orden de servicio es lo que el equipo ejecuta. Del presupuesto salen los importes; de la orden salen las horas, los responsables y las cantidades. Un evento necesita los dos, y no son el mismo papel.
La versión de trabajo, una semana antes, para que compras y planificación de turnos puedan reaccionar. La versión cerrada, 72 horas antes. El día del evento sólo se imprime y se cuelga en el pase.
Para una mesa de veinte, una versión corta basta: hora, comensales, alérgenos y quién atiende. La disciplina se construye con los eventos pequeños, no con la boda de doscientos.
Se parte del coste por comensal del menú y se le suman bebida, personal por franja y alquileres de material. Para la parte de producto, la ficha está en el escandallo de plato y de menú; para construir los tramos de precio de la carta entera, en Monta tu carta de eventos.
Una idea de inteligencia artificial aplicada a hoteles y restaurantes que puedes implantar esa misma semana. Con caso real, herramienta concreta y prompt listo para copiar. Al suscribirte recibes la guía 50 Prompts de IA para Hostelería.
Sin spam. Te das de baja cuando quieras.