Cuántas horas de tu equipo no están delante de un cliente, quién las hace y cuánto te cuestan al año. Sin instalar nada.
Para qué es esto
Antes de publicar una oferta de empleo, conviene saber una cosa: cuánto del turno que ya pagas no está en el comedor.
Inventario, pedidos, escandallos, cuadrante, contestar reseñas, cuadrar caja, buscar un albarán. Todo eso hay que hacerlo. La pregunta no es si se hace, es quién lo hace y en qué franja. Cuando lo cuentas, casi siempre aparecen las mismas dos personas: el jefe de sala y el jefe de cocina. Las dos más caras y más difíciles de sustituir del negocio.
La regla que hace que esto funcione: se cuenta una semana real, no una semana tipo. Y lo apunta quien hace la tarea, no quien cree saber cuánto dura. La diferencia entre las dos cifras es justo lo que estás buscando.
Cómo se usa
Una semana de apuntar. Quince minutos de rellenar.
1
Esta semana · papel en la oficina
Un folio pegado en la pared. Cada vez que alguien hace una tarea que no es servicio, apunta qué hizo y cuánto tardó. En papel a propósito: si lo montas en una app, no lo rellena nadie.
2
Domingo · pásalo aquí
Una fila por tarea: quién la hace, cuántas veces por semana, cuántos minutos cada vez y si cae dentro del servicio. La hoja suma sola.
3
Y entonces decide, tarea por tarea
Solo hay cuatro salidas, y este es el orden: se elimina, se mueve de franja, se automatiza o se queda porque hacerla es el oficio. Contratar no está en la lista todavía.
La hoja
Tarea
Quién la hace
Veces/sem.
Min. cada vez
h/semana
¿En servicio?
Qué hacer con ella
TOTAL
—
—
Las horas de cada fila son veces por semana × minutos, en horas. «En servicio» significa que la tarea se hace con el local abierto y clientes dentro: son las horas que más caro te salen, porque las estás pagando dos veces.
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El veredicto
—
Rellena la hoja para ver el veredicto
Necesita al menos una tarea con veces por semana y minutos.
Jornadas completas
—
a la semana, sobre 40 h
Horas de jefe de sala y cocina
—
de las horas totales
Horas dentro del servicio
—
con el local abierto
Coste al año
—
con los costes/hora que has puesto
Las cuatro salidas, en este orden
1
Se elimina
El informe que nadie lee, la hoja que se rellena por costumbre, el recuento diario de algo que se recuenta entero a fin de mes. Empieza siempre por aquí: es gratis y es inmediato.
2
Se mueve de franja
El inventario no tiene por qué hacerse un viernes a las 13:00. Mover no ahorra horas, pero saca a tu jefe de sala de la oficina en hora punta, que es donde vale lo que cuesta.
3
Se automatiza
Aquí entra la IA, y no antes: leer albaranes, redactar respuestas a reseñas, preparar el borrador del pedido, cruzar el escandallo con el ticket medio. Automatiza tareas que ya has decidido conservar, nunca las que deberías haber eliminado.
4
Se queda como está
Porque hacerla es el oficio. Catar el género, hablar con el proveedor, mirar a la cara a quien te sirve la mesa. Ninguna de estas se toca.
Y si después de esto sigues necesitando a alguien, contrátalo. Pero ya sabrás para qué franja y para qué tarea, que es la diferencia entre una incorporación que funciona y otra que se va en marzo.
Cuando tengas la hoja llena
Pásale el recuento a una IA con este prompt. No le pidas que decida por ti: pídele que te ordene las tareas por lo que cuestan y te diga cuáles son automatizables de verdad y cuáles no.
Prompt · Regla P.A.N.
Actúa como director de operaciones de hostelería con experiencia en reorganizar equipos pequeños, conservador con los números y dispuesto a decir «no lo sé» antes que dar una cifra sin base (Papel).
Mi negocio es [tipo, plazas, días y horario de apertura, ubicación]. Mi plantilla y su reparto por turno es: [dilo tal cual, sin nombres]. Coste medio de la hora con cargas: [cifra jefes] y [cifra resto]. Te paso el recuento real de una semana de tareas que no son servicio, con quién la hace, veces por semana, minutos cada vez y si cae dentro del horario de apertura: [pega aquí la hoja] (Antecedentes).
Necesito: las tareas ordenadas por coste anual, no por número de horas; cuáles se pueden eliminar sin consecuencias y qué me estoy jugando en cada caso; cuáles se pueden mover fuera del horario de servicio y a qué franja concreta; cuáles son automatizables hoy con herramientas de IA generalistas y cuáles no lo son por mucho que se venda que sí, diciéndome en cada caso qué haría falta para automatizarla de verdad; y cuáles debo dejar como están porque hacerlas es el oficio. Señala explícitamente las tareas que recaen en el jefe de sala o el jefe de cocina dentro del horario de servicio: ésas son mi prioridad. Si el recuento de una sola semana no basta para sostener alguna conclusión, dímelo en vez de dármela igual (Necesidad).
Las dos peticiones que cambian el resultado son ordenar por coste y no por horas —una tarea de diez minutos que hace el jefe de cocina en hora punta cuesta más que dos horas de alguien fuera de servicio— y obligarle a decir qué no es automatizable. Sin esa segunda pregunta, cualquier IA te dirá que todo lo es.
Cada martes, una de estas
Mise en Place AI: una idea de IA aplicada a hostelería, con caso real y prompt listo para copiar. Cinco minutos, sin humo.
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